CrescItalia Mediazione Creditizia

Whistleblowing

INDICE DEI CONTENUTI

Procedura Whistleblowing

1. Premessa

La presente procedura (di seguito la “Procedura”) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni Whistleblowing (cd. “Segnalazioni”) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili ai “Destinatari”, come definiti al successivo paragrafo 3, relative a violazioni di leggi e regolamenti.

La Procedura è finalizzata a dare attuazione alle disposizioni del Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito, per brevità, il “Decreto Legislativo”) di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 (di seguito, per brevità, la “Direttiva”), riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing). Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal Decreto Legislativo.

La già sopra menzionata normativa prevede, in sintesi:

  • un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
  • misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, di colleghi, dei parenti del Segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;
  • l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente (di cui uno di tipo informatico) per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;
  • oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del Decreto Legislativo) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito “ANAC”), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del Decreto Legislativo), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
  • provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del Decreto Legislativo.

2. Definizioni

Ai fini della presente Procedura si intende per:

  • Canali di segnalazione: sistemi diversificati previsti dal Decreto per la presentazione delle Segnalazioni: (i) Canale interno; (ii) Canale esterno presso ANAC; (iii) Divulgazione pubblica;
  • Canale interno per la Segnalazione: piattaforma informatica denominata MYGO (“Piattaforma) MYGO S.r.l. società del Gruppo industriale Zucchetti S.p.a., utilizzata da CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. ed utilizzabile per effettuare le Segnalazioni interne;
  • Canale esterno per la Segnalazione: piattaforma ANAC;
  • Comitato WB: Comitato di gestione Whistleblowing, organo collegiale responsabile del processo di gestione delle segnalazioni, composto dal Dott. Mattia Donadeo Spada, Presidente ed Amministratore Delegato della CrescItalia Mediazione Creditizia Srl, dalla Dott.ssa Rossella Maria Guizzetti, membro del consiglio di amministrazione della CrescItalia Mediazione Creditizia Srl e dall’avv. Alfredo Gravagnuolo, responsabile della Funzione di Compliance della CrescItalia Mediazione Creditizia Srl.
  • Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte dal Personale CrescItalia Mediazione S.r.l. o da Terzi nell’ambito dei rapporti giuridici da questi instaurati con CrescItalia Mediazione S.r.l.;
  • Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, ai sensi dell’art. 15, comma 1, del Decreto Legislativo;
  • Facilitatore: la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione e che opera nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
  • Funzione Ricevente: Funzione incaricata alla ricezione del sistema di segnalazione interno delle violazioni, che coincide con il responsabile della funzione Compliance della CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l.;
  • Informazioni sulle violazioni: informazioni, adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti a comportamenti, atti od omissioni commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni. Rientrano anche le informazioni su violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto giuridico non ancora iniziato o nel frattempo terminato, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo, compreso il periodo di prova, oppure nella fase selettiva o precontrattuale;
  • Persona coinvolta/Segnalato: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione effettuata tramite il canale interno o esterno, denuncia, Divulgazione pubblica, come soggetto a cui la violazione è attribuita o comunque riferibile;
  • Personale CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l.: coloro che sono legati a CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. da un rapporto di lavoro subordinato o di prestazione occasionale nonché i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali.
  • Segnalante: la persona che effettua una Segnalazione tramite il canale di Segnalazione interno o esterno, denuncia, Divulgazione pubblica;
  • Segnalazione: la comunicazione, scritta o orale, di informazioni riferibili al Personale CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. e/o a Terzi su violazioni di normative nazionali e di diritto dell’Unione europea.
  • Segnalazione anonima: Segnalazione in cui le generalità del Segnalante non sono esplicitate né risultano identificabili in maniera univoca;
  • Segnalazione circostanziata: Segnalazione in cui le informazioni/asserzioni sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa (ad esempio, elementi che consentono di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, il contesto, il luogo e il periodo temporale delle circostanze segnalate, valore, cause e finalità delle condotte, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.). Nell’ambito delle Segnalazioni circostanziate si distinguono le informazioni/asserzioni: i) “verificabili”, qualora in base ai contenuti della Segnalazione sia possibile in concreto svolgere verifiche in ambito aziendale sulla fondatezza, nei limiti delle attività e con gli strumenti di analisi a disposizione di Audit; ii) “non verificabili”, qualora sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, non risulta possibile svolgere verifiche sulla fondatezza della Le verifiche su circostanze e valutazioni riconducibili ad elementi intenzionali e/o soggettivi risentono dei limiti propri delle attività di Audit e dei relativi strumenti a disposizione;
  • Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, di Informazioni sulle violazioni effettuata dal Segnalante tramite il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC);
  • Segnalazione interna: la comunicazione, scritta o orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interno;
  • Segnalazione relativa a fatti rilevanti: i) Segnalazione che riguarda i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza di CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. S.r.l.; ii) Segnalazione per la quale, anche dalle preliminari analisi, siano configurabili gravi violazioni tali da esporre la società al rischio di responsabilità penale- amministrativa ai sensi del d.lgs. n. 231/2021; iii) Segnalazione su anomalie operative aziendali e/o illeciti e/o frodi e/o abusi per le quali, all’esito delle verifiche preliminari, sia apprezzabile per CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. un impatto quali-quantitativo significativo sul bilancio (in termini di tematiche di contabilità, revisione legale dei conti, controlli interni sull’informativa finanziaria);
  • Terzi: le persone fisiche o giuridiche, diverse dal Personale CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l., che intrattengono, a vario titolo, rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. S.r.l., ivi compresi – a titolo non esaustivo – i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione, i liberi professionisti, i consulenti, gli agenti e intermediari, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale di  CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l..

3. Destinatari

Destinatari della Procedura sono: i vertici aziendali, i componenti degli organi sociali e di controllo, , dipendenti, consulenti, ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, nonché – a titolo non esaustivo – i partner, fornitori (anche in regime di appalto e subappalto), consulenti, volontari, tirocinanti retribuiti e non retribuiti, collaboratori esterni e stakeholder di CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. e delle società controllate, che sono in possesso di Informazioni su violazioni come definite nella presente Procedura

Rientrano, altresì, tra i Destinatari, le persone fisiche e giuridiche, non ricomprese nelle precedenti categorie ma alle quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura.

Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.

4. Scopo e campo di applicazione

La Procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata, con le modalità indicate nel presente documento.

La Procedura si applica a CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. che ne garantisce la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione interna ed esterna, nel rispetto delle prerogative di autonomia e indipendenza di ciascuna Società.

5. Oggetto della Segnalazione

Il Decreto Legislativo stabilisce che sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il Segnalante o denunciante intrattiene uno dei rapporti giuridici considerati dal legislatore (art. 2, comma 1, lett. a) del Decreto legislativo). Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, il quale ricomprende non solo dipendenti ma anche altri soggetti che hanno una relazione qualificata con l’ente/amministrazione es. consulenti, volontari, azionisti, tirocinanti, persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo.

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti (Art. 2 paragrafo 1, lettera b) del Decreto Legislativo).

Il legislatore ha tipizzato le fattispecie di violazioni, qui di seguito riportate a titolo di esempio non esaustivo:

5.1. VIOLAZIONI DEL DIRITTO NAZIONALE

  • Illeciti civili;
  • Illeciti amministrativi;
  • Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001;
  • Illeciti penali;
  • Illeciti contabili;
  • Irregolarità – di cui all’ 2, co. 1, lett. b) del Decreto Legislativo – “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere al Segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal Decreto Legislativo.

 

Al fine di agevolare l’identificazione dei fatti che possono essere oggetto di segnalazione, si riporta di seguito un elenco a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo di condotte/comportamenti rilevanti:

  • violazione dei codici di comportamento;
  • irregolarità contabili, amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali o nella formazione del bilancio d’esercizio;
  • false dichiarazioni e false certificazioni;
  • violazione di norme in materie ambientali, di sicurezza sul lavoro e di controlli;
  • assunzioni non trasparenti;
  • comportamenti volti ad ostacolare le attività di controllo delle Autorità di Vigilanza (ad omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti);
  • promessa o dazione di denaro, beni o servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori, clienti, ovvero pubblici ufficiali;
  • azioni suscettibili di creare un danno all’immagine di CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. o delle società controllate.

5.2. VIOLAZIONI DEL DIRITTO DELL’UE

  • Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’UE.

5.3. SEGNALAZIONI NON RICOMPRESE NELLA PROCEDURA

Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a:

  • contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;
  • violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea;
  • violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co. 2, lett. b), del Decreto Legislativo (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
  • fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali;
  • comunicazioni relative al conflitto di interessi;
  • richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti di CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. (c.d. diritti privacy), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dei d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni. Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi del Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura.

 

Le Segnalazioni rientranti nelle predette tipologie verranno inoltrate alle competenti strutture aziendali a cura della Funzione Ricevente, che ne monitora comunque gli esiti per rilevare eventuali debolezze del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi o impatti su processi.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

A titolo di esempio puramente indicativo e non esaustivo si riportano alcune tipologie di comportamenti e casi che non possono essere segnalati:

  • l’invio di segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose o che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale del segnalato;
  • l’invio di segnalazioni che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro;
  • l’invio di segnalazioni di natura discriminatoria nei riguardi del segnalato e/o tra colleghi;
  • l’invio di segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il segnalato;
  • l’invio di segnalazioni contenenti lamentele personali o conflitti interpersonali.

Si specifica che nei casi di invio di segnalazioni vietate la riservatezza dell’identità del segnalante nonché le altre misure di tutela previste potrebbero non essere garantite.

Nello specifico, pertanto, il segnalante deve essere consapevole che:

  • la segnalazione non garantisce alcuna protezione al segnalante nel caso in cui abbia concorso alla realizzazione della condotta illecita;
  • rimane impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del segnalante, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, di segnalazione effettuata al solo scopo di danneggiare il segnalato.

6. Riferimenti

6.1. RIFERIMENTI NORMATIVI ESTERNI

  • Decreto Legislativo;
  • Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Whistleblowing);
  • Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR);
  • Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le collegate disposizioni legislative);
  • Linee guida relative alle procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, predisposte da A.N.AC. in attuazione del Decreto Legislativo (testo approvato con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023).

6.2. RIFERIMENTI NORMATIVI INTERNI

  • Procedure ed Istruzioni Operative di CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l.;

7. Descrizione del processo delle Segnalazioni Interne

7.1. GLI ELEMENTI E LE CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

È necessario che la Segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la comprensione la comprensione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

La Segnalazione può essere effettuata tramite comunicazione diretta o per il tramite o con l’assistenza di altre persone operanti nel medesimo contesto lavorativo (Facilitatori) e deve riportare:

  • i dati identificativi del mittente, fermo restando la possibilità di effettuare la segnalazione anche in forma anonima nel qual caso è presa in esame solo qualora sia adeguatamente documentata;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti È possibile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

7.2. LA TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE

I Destinatari della presente Procedura che vengono a conoscenza di Informazioni su violazioni sono tenuti ad effettuare una Segnalazione attraverso i canali di segnalazione interni di seguito descritti.

7.3. LA SEGNALAZIONE TRAMITE PIATTAFORMA WHISTLEBLOWIING

Al fine di dare diligente seguito alle Segnalazioni interne ricevute, CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. si sono dotate di una piattaforma web denominata “Whistleblowing ” (di seguito, “la Piattaforma”) accessibile tramite il link: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/CrescItalia-Mediazione-Creditizia. La Piattaforma è stata fornita dalla società MYGO S.r.l. ed assicura la riservatezza del Segnalante, del Facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Digitato l’indirizzo web sopra indicato, i destinatari della procedura potranno:
  1. attraverso il pulsante INVIA UNA SEGNALAZIONE, avviare il processo di compilazione della Segnalazione;
  2. Compilare il FORM che prevede: campi descrittivi liberi, campi a risposta multipla oltre alla possibilità di allegare files;
  3. Completare la segnalazione con il bottone INVIA;
Attraverso la piattaforma è possibile:
  • inviare una segnalazione;
  • modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
  • mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati;
  • consultare lo stato di una segnalazione inviata;
  • ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche.

7.4. ALTRE MODALITÀ DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE

Oltre alla Piattaforma Whistleblowing (canale interno di segnalazione raccomandato), da ritenersi preferibile in ragione delle migliori garanzie fornite, la segnalazione può essere presentata anche:

  • redigendo una segnalazione scritta da far pervenire in busta chiusa, tramite posta o a brevi manu. Per assicurare le garanzie di tutela della riservatezza, è necessario che la documentazione inerente alla segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi e riferimenti del segnalante (facoltativi), al fine di ricevere riscontro alla segnalazione; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione stessa. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa. Tutte le buste devono recare all’esterno la dicitura “RISERVATA – Funzione Ricevente”, e l’indirizzo della sede sociale della CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. Via Dante 15, 20121 Milano, all’attenzione del Responsabile Whistleblowing;
  • la segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante un registro gestito dalla Funzione Ricevente;
  • in forma orale alla o nell’ambito di un incontro diretto con Funzione Ricevente richiesto mediante sistemi tradizionali di comunicazione. In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato a cura di Funzione Ricevente tramite la predisposizione di un verbale, che il Segnalante deve verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

7.5. SOGGETTO DESTINATARIO DELLA SEGNALAZIONE

Tutte le segnalazioni rilevanti ai fini della Procedura, indipendentemente dalla categoria cui appartengono, vengono ricevute dalla Funzione Ricevente.

In caso di Segnalazione tramite Piattaforma Whistleblowing, Funzione Ricevente riceverà istantaneamente al proprio indirizzo e-mail, una comunicazione di “avviso” (che non contiene in alcun modo elementi inerenti alla segnalazione stessa), che informa che sulla piattaforma è stata inserita una segnalazione.

Qualora il Segnalante ritenga che Funzione Ricevente versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica Segnalazione (in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante) può effettuare la Segnalazione direttamente al Presidente del Comitato Wistleblowing redigendo una segnalazione scritta da far pervenire in busta chiusa, tramite posta o a brevi manu. Per assicurare le garanzie di tutela della riservatezza, è necessario che la documentazione inerente alla segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante oppure indicando un indirizzo, ovvero un recapito mobile, al fine di ricevere riscontro alla segnalazione); la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione stessa. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa. Tutte le buste devono recare all’esterno la dicitura “RISERVATA – COMITATO WISTLEBLOWING”, e l’indirizzo della sede sociale della CrescItalia Mediazione Creditizia S.r.l. Via Dante, 15 – 20121 Milano, all’attenzione del Presidente del Comitato Wistleblowing, indicando che si tratta di una segnalazione whistleblowing.

Qualora il Segnalante ritenga che uno degli altri componenti del Comitato Wistleblowing , diversi dalla Funzione Ricevente, versi in un’ipotesi di conflitto di interessi deve farne menzione nella Segnalazione. La Funzione Ricevente dovrà procedere alla convocazione del Comitato Wistleblowing senza il soggetto in conflitto di interessi. Il Comitato alla prima riunione valuterà l’opportunità dell’integrazione della sua composizione ai limitati fini della procedura.

La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante un registro gestito da Funzione Ricevente.

7.6. LA REGISTRAZIONE DELLA SEGNALAZIONE

Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono registrate nei termini di seguito descritti.

7.7. SEGNALAZIONI RICEVUTE TRAMITE LA PIATTAFORMA WHISTLEBLOWING

Funzione Ricevente entro sette giorni dalla data di ricezione deve rilasciare, sempre attraverso la Piattaforma Whistleblowing, avviso di ricezione della segnalazione.

7.8. SEGNALAZIONI RICEVUTE CON ALTRE MODALITÀ

Le segnalazioni presentate:

  • in forma scritta, Funzione Ricevente entro sette giorni rilascia, in base ai dati identificativi e/o riferimenti forniti dal Segnalante, avviso di ricezione della Segnalazione;
  • in forma orale, (mediante messaggistica vocale dedicata), Funzione Ricevente entro sette giorni rilascia, in base ai dati identificativi e/o riferimenti forniti dal Segnalante, conferma di ricezione della segnalazione;
  • nel corso di un incontro, la Segnalazione è documentata, previo consenso del segnalante, mediante la redazione di un Al segnalante è richiesto di verificare, rettificare o confermare il verbale con la propria sottoscrizione e apposizione della data. La firma del verbale da parte del segnalante attesta la ricezione della segnalazione, di cui è rilasciata una ricevuta.

7.9. CLASSIFICAZIONE E ANALISI PRELIMINARE DELLA SEGNALAZIONE

Funzione Ricevente provvede tempestivamente all’analisi preliminare della segnalazione, anche eventualmente richiedendo ulteriori informazioni e/o documentazione di supporto al segnalante. Funzione Ricevente in via preliminare valuta, anche tramite eventuali analisi documentali, la sussistenza dei presupposti necessari per l’avvio della successiva fase istruttoria, dando priorità alle Segnalazioni adeguatamente circostanziate. Conclusa l’analisi preliminare, Funzione Ricevente provvederà a classificare la segnalazione in una delle seguenti categorie:
  1. Segnalazione non rilevante: segnalazione non rientrante nel campo di applicazione della Procedura (esempio: si riferisce a soggetti, società e/o fatti, azioni o comportamenti che non rientrano nella procedura). Viene archiviata dandone riscontro al segnalante, se disponibili dati di contatto.
    Di tale archiviazione Funzione Ricevente dà pronta informativa al Comitato Wistleblowing.
  2. Segnalazione pertinente ma non trattabile: segnalazione rientrante nel campo di applicazione della Procedura, ma mancante di sufficienti informazioni e/o elementi in merito all’oggetto e/o contenuto della Segnalazione che non consentono l’esecuzione di Viene archiviata dandone riscontro al Segnalante, se disponibili dati di contatto.
    Di tale archiviazione Funzione Ricevente dà pronta informativa al Comitato Wistleblowing.
  3. Segnalazione esclusa: segnalazione rientrante nelle casistiche di cui al paragrafo 5.3, essa viene archiviata dandone riscontro al segnalante, se disponibili dati di contatto.
    Nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, di segnalazione effettuata al solo scopo di danneggiare il segnalato, Funzione Ricevente può valutare di inoltrare, previa informativa al Comitato Wistleblowing , la segnalazione vietata all’Organo Amministrativo della società interessata, per l’eventuale avvio del procedimento disciplinare.
  4. Segnalazione rilevante: segnalazione rientrante nel campo di applicazione della procedura e sufficientemente Funzione Ricevente trasmette prontamente la segnalazione al Comitato Wistleblowing per l’avvio della fase di verifica, come descritta al paragrafo successivo.

7.10. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

L’organo collegiale responsabile del processo di gestione delle segnalazioni è il Comitato Wistleblowing.

Il Comitato Wistleblowing potrà richiedere di volta in volta il coinvolgimento di uno o più professionisti.

Il Comitato Wistleblowing in ogni caso dovrà:

  • dare un corretto seguito alle segnalazioni ricevute, fornendo, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste;
  • mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;
  • dare riscontro al Segnalante, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione), mediante piattaforma o altro mezzo idoneo (in base ai riferimenti forniti dal Segnalante), in merito al seguito che è stato dato o che s’intende dare alla

7.11. LA PRIMA FASE DI GESTIONE

Dopo aver ricevuto la segnalazione, il Comitato Whistleblowing avvia la fase di istruttoria, basandosi su documentazione e considerando gli esiti delle analisi preliminari condotte dalla Funzione Ricevente. Durante questa fase, decide di archiviare immediatamente le segnalazioni in disaccordo con la valutazione preliminare della Funzione Ricevente se risultano generiche, palesemente infondate, riguardano fatti già indagati in precedenza senza nuove informazioni rilevanti, sono “circostanziate verificabili” senza sufficienti elementi per ulteriori indagini, o sono “circostanziate non verificabili” senza possibilità di ulteriori approfondimenti tramite gli strumenti disponibili.

7.12. LA FASE ISTRUTTORIA

Durante la fase istruttoria, il Comitato Whistleblowing può richiedere al Segnalante, anche in caso di segnalazione anonima (previo consenso per rivelare l’identità), integrazioni o chiarimenti. È inoltre autorizzato a ottenere informazioni dalle persone coinvolte, che possono essere ascoltate o fornire osservazioni scritte o documenti. In tal caso, viene comunicata la segnalazione alla persona coinvolta, mantenendo la riservatezza sull’identità del Segnalante e delle altre persone coinvolte.

Il Comitato svolge l’istruttoria acquisendo informazioni necessarie dalle strutture coinvolte, coinvolgendo funzioni aziendali competenti (con impegno alla riservatezza) e, se necessario, consulenti esterni. Le attività istruttorie includono l’utilizzo di dati aziendali, banche dati esterne, fonti aperte, evidenze documentali e, se opportuno, interviste verbali.

I membri del Comitato, attraverso la piattaforma Whistleblowing, possono accedere alla Segnalazione e ai documenti allegati mediante chiavi di autenticazione personali. La valutazione della fondatezza delle circostanze nella Segnalazione avviene nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

7.13. CONCLUSIONE DELLA FASE ISTRUTTORIA E AZIONI CORRETTIVE

Al termine dell’istruttoria, il Comitato Whistleblowing prende decisioni motivate, che possono includere:
  1. Archiviazione della segnalazione, ad esempio se i fatti segnalati sono infondati o non c’è evidenza di responsabilità da parte del segnalato. L’archiviazione è adeguatamente motivata e comunicata ai competenti organi aziendali, se necessario.
  2. Informativa alle funzioni e agli organi aziendali competenti, chiedendo loro di:
    1. Assumere decisioni o avviare procedimenti sanzionatori se ci sono evidenze di responsabilità da parte del soggetto coinvolto nel fatto illecito o irregolarità segnalati, o nei confronti del Segnalante in caso di segnalazione calunniosa o diffamatoria. Inoltre, adottare provvedimenti correttivi per ripristinare la legalità.
    2. Se necessario, formulare raccomandazioni per azioni correttive, responsabilità del management delle aree/processi interessate. Il Comitato monitora l’avanzamento di tali azioni.
  La Funzione Ricevente informa il Segnalante sull’esito o lo stato del procedimento tramite la piattaforma Whistleblowing o tramite i recapiti forniti.

8. Garanzie e tutele

8.1. LA TUTELA DELL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE

Le Segnalazioni sono utilizzate solo per il necessario seguito, e l’identità del Segnalante e le informazioni che potrebbero rivelarla non possono essere divulgate senza il suo consenso, salvo obblighi di legge. La divulgazione può avvenire solo previo consenso esplicito del Segnalante:

Nell’ambito di procedimenti disciplinari, se la Segnalazione è rilevante e la conoscenza dell’identità è essenziale per la difesa dell’incolpato.

In procedimenti successivi a segnalazioni interne o esterne, se la divulgazione dell’identità è essenziale anche per la difesa della persona coinvolta. In entrambi i casi, viene fornita una comunicazione scritta al Segnalante delle ragioni della divulgazione.

Il personale coinvolto nella gestione delle Segnalazioni è tenuto alla riservatezza riguardo all’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto delle Segnalazioni. La riservatezza è garantita anche per chi segnala prima, durante o dopo il rapporto di lavoro, nel periodo di prova o nella fase precontrattuale, se le informazioni sono acquisite nel contesto lavorativo o nelle fasi di selezione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza, salvo eccezioni specificate, può comportare sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC e provvedimenti disciplinari secondo il Modello Organizzativo 231.

8.2. MISURE DI PROTEZIONE

Nei confronti del Segnalante è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione interna o esterna/Divulgazione pubblica/denuncia, che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

A titolo meramente esemplificativo si indicano talune fattispecie ritorsive identificate nel decreto:

  1. licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
  2. retrocessione di grado o mancata promozione;
  3. mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
  4. sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  5. note di demerito o referenze negative;
  6. adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  7. coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
  8. discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
  9. mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  10. mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  11. danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  12. inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  13. conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  14. annullamento di una licenza o di un permesso;
  15. richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.

Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del Decreto Legislativo e sono estese anche a:

  • le categorie di Segnalanti che non rientrano nell’ambito di applicazione oggettivo e/o soggettivo previsto dal Decreto Legislativo;
  • i Facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
  • gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

 

Chi ritiene di aver subìto una ritorsione in ragione della Segnalazione può comunicarlo ad ANAC.

9. Sistema sanzionatorio

Ferma restando l’esclusiva competenza di ANAC in merito all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’art. 21 del Decreto Legislativo, si rinvia alla specifica disciplina contenuta alla sezione del Modello Organizzativo 231 dedicata al sistema disciplinare.

La violazione delle previsioni contenute nei sopra riportati paragrafi potrà attivare il procedimento sanzionatorio: in particolare, sono passibili di sanzione (i) il whistleblower che abbia effettuato con dolo o colpa grave una segnalazione rivelatasi infondata; (ii) il soggetto che abbia violato la riservatezza del segnalante ovvero che si sia reso responsabile di atti di “ritorsione”.

Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal legislatore, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante, della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.

Nei casi di accertamento delle dette responsabilità, al soggetto segnalante e denunciante sono inoltre applicate, nel rispetto del principio della proporzionalità ex art. 2106 cod. civ., le seguenti sanzioni disciplinari:

  • il richiamo verbale
  • l’ammonizione scritta;
  • la multa;
  • la sospensione dal servizio e dal trattamento retributivo;
  • il licenziamento senza

 

Qualora, a seguito dell’istruttoria, la segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, ovvero si accerti che un soggetto abbia violato la riservatezza del Segnalante, è previsto per:

  • il lavoratore dipendente – informativa al Consiglio di amministrazione per la valutazione dell’applicazione del sistema sanzionatorio;
  • il componente del Consiglio di amministrazione – informativa al Collegio Sindacale e all’intero Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti;
  • il componente del Collegio Sindacale – informativa all’intero Collegio Sindacale e al Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti;
  • il componente dell’Organismo di Vigilanza – informativa al Collegio Sindacale e al Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti.

 

In casi di particolare rilevanza le segnalazioni potranno essere trasmesse ai soggetti sopra indicati anche prima dell’esito della fase istruttoria.

10. Canale esterno per le segnalazioni (ANAC)

Per effettuare una segnalazione, ferma restando la preferenza per l’utilizzo del Canale interno, così come illustrato nei paragrafi precedenti, ai sensi dell’art. 6, comma 1, del Decreto Legislativo al whistleblower è consentito l’utilizzo del canale esterno attivato presso ANAC: whistleblowing.anticorruzione.it al ricorrere delle seguenti condizioni:
  1. Se il canale interno:
    • non è attivo;
    • è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni.
  2. La persona ha già fatto la segnalazione interna ma non ha avuto seguito.
  3. La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna:
    • alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
    Si pensi, ad esempio, all’ipotesi in cui vi sia il fondato timore che non sarebbe svolta alcuna attività a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; o a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza. questa potrebbe determinare rischio di ritorsione.
  4. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

11. Divulgazione pubblica

Il Decreto Legislativo, all’art. 15, introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. La divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal decreto. Pertanto, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:
  1. ad una segnalazione interna a cui l’ente non abbia dato riscontro nei termini previsti, alla quale abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli.
  2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli.
  3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
  4. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace

12. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali, incluso nella Piattaforma, rispetta gli obblighi di riservatezza secondo l’art. 12 del Decreto Legislativo e la normativa sulla protezione dei dati personali, come il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), il decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e il decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51.

La tutela dei dati personali si applica al Segnalante (nelle segnalazioni non anonime), al Facilitatore e alla Persona coinvolta o menzionata nella segnalazione. Gli interessati ricevono un’informativa sul trattamento dei dati personali tramite la pubblicazione sulla piattaforma Whistleblowing e sul sito web aziendale.

In base all’art. 13, comma 6, del Decreto Legislativo, è stata condotta una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (Data Privacy Impact Assessment – DPIA) ai sensi dell’art. 35 del Regolamento GDPR per definire misure tecniche ed organizzative atte a ridurre il rischio per i diritti degli interessati e prevenire trattamenti non autorizzati o illeciti.

La Funzione Ricevente, per garantire la gestione e la tracciabilità delle Segnalazioni, aggiorna le informazioni ad esse relative e, mediante la Piattaforma, conserva la documentazione di supporto per il tempo necessario alla definizione delle segnalazioni, non superiore a 5 anni dalla conclusione dell’attività istruttoria del Comitato Whistleblowing.

I dati personali non rilevanti per una specifica segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente. Le segnalazioni cartacee originali sono conservate in un ambiente protetto.

Informativa sul trattamento dei dati personali relativi alle segnalazioni Whistleblowing

Con il presente documento, Crescitalia Mediazione Creditizia S.r.l. (di seguito CMC) intende comunicare la propria politica relativa al trattamento dei dati personali delle persone (di seguito denominati “Interessati” o “Segnalanti”) che intendono inviare segnalazioni di illeciti (di seguito “Segnalazioni”).

Questa politica è conforme alla normativa vigente, in particolare al D.Lsg 24/2023, che disciplina il Whistleblowing.

L’informativa contenuta in queste pagine è fornita in ottemperanza al Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 (Codice Privacy), integrato con le disposizioni del Decreto Legislativo n. 101 del 10 agosto 2018 e del Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, datato 27 aprile 2016, noto come Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)

1. Premesse di natura operativa sulle modalità di inoltro della Segnalazione:

Per gestire in modo tempestivo le Segnalazioni interne ricevute, CMC ha implementato la piattaforma web denominata “MyGo” (di seguito “Piattaforma”), accessibile tramite il link: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/CrescItalia-Mediazione-Creditizia

Questa Piattaforma è progettata per garantire la riservatezza dei Segnalanti, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della documentazione ad essa correlata.

La Piattaforma è il canale di segnalazione interno raccomandato, in quanto offre le massime garanzie in materia di protezione dei dati personali. Tuttavia, è possibile presentare la segnalazione anche attraverso altri canali, se necessario:

  • inviare una segnalazione in modo confidenziale inserendo la documentazione in due buste separate. La prima busta con i dati del segnalante (facoltativi) per il riscontro, e la seconda con la segnalazione. Entrambe le buste devono essere inserite in una terza busta chiusa. Tutte le buste devono essere contrassegnate con la dicitura ‘RISERVATA – WISTLEBLOWING e indirizzate a: Crescitalia Mediazione Creditizia – Via Dante 15 – 20121 MLANO (MI)
  • in forma verbale, tramite sistemi tradizionali di comunicazione, richiedendo un appuntamento con la funzione incaricata di ricevere le segnalazioni, attualmente coincidente con la Responsabile delle Risorse Umane.

2. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è Crescitalia Mediazione Creditizia S.r.l. – Via Dante, 15 – 20231 Milano (MI)  (di seguito “Titolare”)

3. Responsabile della protezione dati personali

Il responsabile della protezione dei dati personali specifico per le Segnalazioni nell’ambito del Whistleblowing è DPO dii gruppo, raggiungibile all’indirizzo di posta elettronica: privacy@crescitalia.com

4. Finalità del trattamento

I dati che fornirà per segnalare presunte condotte illecite, di cui sia venuto a conoscenza nel contesto del suo rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Società CMC o altre società del Gruppo, saranno trattati con la massima riservatezza per le seguenti finalità:

  1. Gestione delle Segnalazioni ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023;
  2. Adempimento degli obblighi previsti dalla legge in capo al Titolare del trattamento;
  3. Difesa in giudizio, contenziosi civili, amministrativi o penali.

In particolare, per condurre le attività istruttorie necessarie a verificare la fondatezza della segnalazione e, se del caso, adottare adeguate misure correttive. Ciò potrebbe includere l’avvio di azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

5. Tipologia e natura dei dati personali trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni comportano il trattamento di dati personali comunemente denominati ‘comuni’, come nome, cognome, riferimenti per contatti telefonici o tramite posta elettronica, ecc., nel caso di segnalazioni non anonime. Inoltre, possono verificarsi trattamenti di dati personali definiti ‘particolari’ (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e/o dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR) se inclusi nella segnalazione.

I dati personali acquisiti, presenti nella segnalazione e/o nei documenti a essa allegati, riguardano il Segnalante e possono altresì riferirsi alle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite (di seguito ‘Segnalati’), nonché a coloro che sono in qualche modo coinvolti nelle vicende segnalate.

6. Basi giuridiche del trattamento

Le basi giuridiche per i trattamenti dei dati personali sono stabilite nell’Art. 6, paragrafo 1 del GDPR, come segue:

Per le finalità indicate alle lettere a) e b) al paragrafo 4, la base giuridica è l’Adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento’ (art. 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.

Per la finalità indicata alla lettera c) al paragrafo 4, la base giuridica è il ‘Legittimo interesse del Titolare del trattamento’ (art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

7. Conservazione dei dati personali (Data Retention)

Il Titolare conserva i dati personali secondo i termini previsti dall’art. 14 del D.Lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione all’Organismo di Vigilanza 231 e alla Dirigenza della Capogruppo e della Società controllata coinvolta nella Segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione sono cancellati tempestivamente.

8. Modalità del trattamento e obblighi ulteriori di riservatezza

I trattamenti dei dati personali avvengono sia manualmente che attraverso strumenti automatizzati, informatici e telematici, seguendo logiche strettamente connesse alle finalità sopra indicate. In ogni caso, vengono adottate misure per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

La Piattaforma di gestione delle Segnalazioni assicura, in tutte le fasi, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, con le eccezioni previste dall’art. 12 del D.Lgs. n. 24/2023:

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante   e   qualsiasi   altra informazione da cui puo’ evincersi,  direttamente  o  indirettamente, non  possono  essere  rivelate,  senza  il  consenso espresso della stessa , a persone diverse da quelle competenti  a  ricevere  o  a   dare   seguito   alle   segnalazioni, espressamente  autorizzate  a  trattare  tali  dati.

9. Categorie di soggetti terzi ai quali i dati personali potrebbero essere comunicati

Alcuni trattamenti dei dati personali possono essere effettuati da soggetti terzi, appositamente nominati Responsabili del trattamento dei dati personali, quali ad esempio:
  1. Consulenti (Professionisti esterni componenti degli organi sociali e di controllo, Studi Legali, ecc.)
  2. Società di Revisione/auditing
  3. Agenzie investigative e in qualità di Titolari autonomi: Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia

10. Diritti degli interessati

Gli Interessati godono dei diritti stabiliti negli articoli 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del Regolamento.

Le persone interessate hanno il diritto di richiedere al Titolare del trattamento la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei loro dati personali e di ottenere l’accesso a tali dati, insieme alle seguenti informazioni:

  1. le finalità del trattamento;
  2. le categorie di dati personali trattati;
  3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati sono o saranno comunicati, soprattutto se destinatari in paesi terzi o organizzazioni internazionali;
  4. quando possibile, la durata prevista della conservazione dei dati personali o, se ciò non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  5. il diritto dell’interessato di richiedere la correzione o la cancellazione dei propri dati personali, o la limitazione del trattamento di tali dati, nonché il diritto di opporsi al trattamento;
  6. il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121, 00186 ROMA, Fax: (+39) 06.69677.3785, Centralino telefonico: (+39) 06.696771, E-mail: protocollo@gpdp.it)

I diritti sopra menzionati non possono essere esercitati dai soggetti segnalati o dalle persone menzionate nella segnalazione per il tempo e nei limiti in cui ciò rappresenti una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy “Limitazioni ai diritti dell’interessato”. Ciò è dovuto al fatto che l’esercizio di tali diritti potrebbe causare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona che ha effettuato la segnalazione.

Versione del 17 dicembre 2023 pubblicata il 20 dicembre 2023